O que é GED?

O GED é um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que automatiza o armazenamento de documentos empresariais, o compartilhamento de informações e simplifica a organização de arquivos das empresas. Além de reduzir custos com papel, impressões e mobiliário para armazenar arquivos, as organizações aproveitam melhor o espaço físico, evitam despesas causadas pela perda de documentos e arquivamentos indevidos e facilitam os processos de auditoria e fiscalização.​

Com o GED, as empresas organizam, gerenciam e compartilham milhares de documentos de negócios como contratos, atas, planilhas, propostas, relatórios, requerimentos e outros documentos importantes. Centralizando arquivos em apenas um só local, as empresas automatizam as tarefas do dia a dia, otimizam o tempo dos colaboradores, facilitam o fluxo interno de informações e padronizam os documentos da organização.

Dentre tantas vantagens dos sistemas de GED, a principal delas é a rápida localização de qualquer documento através de um mecanismo de busca rápido e eficiente, que reduz drasticamente o tempo de busca por arquivos, otimizando o tempo dos colaboradores e aumentando a produtividade das empresas. Os funcionários podem realizar buscas por palavras-chave, nome do documento, data, ano, setor, formato ou qualquer outro metadado definido pela empresa. A categorização de documentos através da configuração de metadados - como Tipo de Documento, Nome do Documento, Ano, Setor, Tipo de Conteúdo e uma infinidade de outras categorias - facilitam as buscas e a organização documental.

Por meio do Histórico de Versões, os sistemas de GED mantém o histórico de alterações dos documentos, facilitando a recuperação de informações com apenas alguns cliques na ferr​amenta.

Armazenando os documentos no GED os usuários trabalham sempre na última versão do documento, evitando a troca de arquivos por e-mail, duplicação de documentos e até mesmo a perda de informações importantes para o andamento dos negócios. O recurso de Check-In/Check-Out assegura que os usuários manipulem sempre a última versão do documento, fazendo com que diferentes colaboradores não alterem um mesmo arquivo ao mesmo tempo.

Por meio da criação de grupos de usuários, a empresa configura permissões diferenciadas de acesso aos documentos, definindo quais cargos e setores podem visualizar ou editar arquivos e delimitando o acesso a informações confidenciais, como documentos jurídicos, contábeis e fiscais.

Pelo GED, todas as atividades de gestores e funcionários podem ser gerenciadas através de um fluxo automatizado de processos: desde solicitações de elaboração de documentos, passando por atividades de edição, análise e revisão, até a aprovação de documentos. Quando algum documento dentro de uma biblioteca é criado, modificado, atualizado, revisado, aprovado ou reprovado, os administradores podem configurar alertas para que os usuários que participam do processo recebam notificações e acompanhem em tempo real o avanço do documento no fluxo de trabalho definido.

As bibliotecas de documentos do GED podem ser classificadas de acordo com os departamentos da organização - como TI, Financeiro, Recursos Humanos, Administrativo, Operacional, Comercial e Marketing -, assim, cada setor tem sua própria biblioteca com os documentos utilizados no dia a dia, sejam eles PDF, Word, Excel, PowerPoint ou outro formato. Na própria biblioteca de documentos do GED, os colaboradores ficam sabendo quando um documento foi modificado e quem o modificou.

Os sistemas de GED podem ser disponibilizados nas versões On Premises e Online.

Na versão Online, o GED pode ser acessado pela Internet, via navegador WEB, de qualquer lugar onde quer que o usuário esteja e de qualquer dispositivo: pelo PC, Notebook, Tablet ou Smartphone. Os documentos ficam armazenados na nuvem com a máxima proteção dos dados.

Em sua versão On Premises, o GED é instalado em servidores localizados dentro da empresa, sendo ideal para negócios que exigem um alto nível de proteção das informações – como bancos, instituições jurídicas e financeiras. Essa versão exige uma equipe local de profissionais de TI para a manutenção dos servidores GED, garantindo assim a disponibilidade da solução.

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