Como reduzir custos em períodos de crise financeira

A crise financeira mundial iniciada em 2008 ainda ecoa nos dias atuais, principalmente nos mercados emergentes, como o Brasil. Segundo Christine Lagarde, diretora do FMI, nos próximos cinco anos poderá haver um corte de 4% na produção mundial.

Diante da perspectiva pouco otimista para o cenário de crescimento mundial, o quadro inflacionário, a crise nas commodities, o baixo preço do barril de petróleo (que antes da crise custava US$ 100,00 e hoje é negociado a menos de US$ 45,00), a contração do PIB, as altas taxas de juros, a cotação do Dólar elevada e a excessiva carga tributária contribuem para a baixa atividade econômica no Brasil.

Nos últimos meses, as agências de risco Moody's, Fitch e Standard & Poor's, encarregadas de avaliar as notas de investimento dos países, retiraram o selo de bom pagador do Brasil e reduziram o grau de investimento do país, afugentando investidores.

Diante desse cenário de deterioração da economia, o resultado é desanimador: o país em recessão, queda da produção e das vendas, empresas fechando as portas, aumento do número do desemprego, crescimento da inadimplência e queda na qualidade de vida da população.

Mas nem tudo são espinhos para a economia do país. Em abril, a empresa de consultoria Eurasia Group indicou uma perspectiva positiva para o cenário econômico brasileiro com a mudança dos rumos políticos do país. Reformas microeconômicas, maior autonomia do Banco Central, reformas fiscais, enxugamento da máquina pública e​ maior responsabilidade fiscal por parte de um novo governo são fatores que influenciam diretamente a retomada da trajetória de crescimento.​​

Mas enquanto o quadro não muda, a IMAGO selecionou algumas ações que contribuem para que as empresas cortem os custos para fazer frente às duras necessidades desse período de turbulência no cenário econômico.

1) Automatização de processos

A otimização de processos auxilia no melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores e, consequentemente, na redução de custos da empresa. A automatização do fluxo de trabalho aponta para a diminuição do tempo de resposta das organizações frente aos concorrentes, se tornando um diferencial competitivo no mercado.

O Nintex Workflow é a maneira mais fácil de agilizar os processos das organizações. Por meio de uma interface amigável e intuitiva, os colaboradores configuram processos de maneira fácil e simples através do recursos de clicar, arrastar e soltar, facilitando a configuração e a melhoria dos processos.

ONintex Workflow ajuda os colaboradores na construção de processos claros e bem definidos, incentivando o melhor aproveitamento do tempo dos funcionários e recursos da empresa.

2) Infraestrutura de TI na nuvem

Investimentos em servidores, desktops e notebooks com recursos avançados de softwares, memória, processamento e capacidade de armazenamento pode se tornar uma dor de cabeça para a empresa e sobrecarregar o departamento de TI. O tempo gasto na manutenção dos dispositivos e backup de dados e o custo de manutenção de todo aparato tecnológico pode ser revertido com soluções de computação em nuvem da Azure e da Amazon Web Services.

Armazenando dados e aplicativos na nuvem, as organizações direcionam recursos para atividades mais importantes para o negócio, poupando investimento em servidores, em manutenção e em pessoal. Com o ambiente de Máquinas Virtuais disponibilizados pela nuvem, as organizações utilizam recursos mínimos de hardware e software locais. Serviços de armazenamento e análise avançada de dados, importantes para a estratégia das empresas, facilitam a tomada de decisão de gerentes e gestores sem a necessidade de armazenamento de dados local e gastos com softwares específicos de BI.

3) Digitalização de documentos

Reduzir o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora pode fazer uma grande diferença nos gastos das empresas. Além de reduzir custos, a ação contribui para o meio ambiente.

Com as soluções da FabSoft e da Newgen, as empresas capturam automaticamente dados de documentos e fazem a exportação simplificada das informações para bancos de dados, sistemas ou planilhas, otimizando tempo e recursos do negócio.

Ambas as soluções possuem um sistema que integra documentos digitalizados diretamente ao SharePoint, automatizando o processo e otimizando o tempo dos colaboradores, evitando a digitação manual dos dados e sua inserção no sistema.

4) Economia de gastos com transportes locais e viagens

Aproveitar ao máximo as novas tecnologias de comunicação contribui para a redução de visitas junto aos clientes, reuniões externas, viagens, hospedagens em hotéis e gastos com ligações locais, DDD e DDI. Com o Skype for Business, os colaboradores realizam chamadas de vídeo e fazem reuniões colaborativas e inteligentes através do compartilhamento da área de trabalho, de arquivos, documentos, vídeos e apresentações multimídia. Em tempos de crise, é a solução perfeita para reuniões de negócios, que incluem videoconferências em HD, compartilhamento de diferentes conteúdos e web conferência.

Onde quer que o usuário esteja, e de qualquer dispositivo, ele participa de reuniões importantes para o negócio com os demais funcionários ou clientes sem a necessidade de estar fisicamente no local onde está acontecendo a reunião. O Skype for Business permite também a realização de chamadas VoIP, contribuindo para a redução nos custos com ligações locais e interurbanas.

5) Sistemas de gestão

Investir em um sistema que cuide de todas as operações diárias de uma empresa, tanto administrativo como operacional, contribui para organizar o dia a dia de diretores, gerentes e demais colaboradores.

O SharePoint é uma plataforma de aplicações Web que reúne todas as informações necessárias para a gestão de uma empresa. Através da Intranet, os funcionários compartilham sistemas de controle de ponto, agenda de contatos, fluxos de trabalho, sistema de reembolso de despesas, listas de tarefas, abertura de chamados, gestão de clientes (da prospecção até o pós-venda), gestão de projetos, canal de notícias, quadro de avisos e muito mais. Em sua versão Online, o usuário acessa todas essas facilidades de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, via Internet.

Quando integrado com aplicações como Power BI, Project, Dynamics CRM, Nintex Workflow e outras facilidades, o SharePoint se transforma em uma gigantesca plataforma de colaboração para toda a empresa, melhorando a gestão de todo o negócio, implantando uma cultura colaborativa na empresa e agilizando a tomada de decisões estratégicas para os rumos do negócio.

Para que os usuários, as equipes e as organizações possam compartilhar informações e colaborar de forma inteligente com o sucesso do negócio, o Office 365 contribui para dinamizar o fluxo de comunicação interno nas empresas. Os colaboradores criam, acessam, editam e compartilham documentos e arquivos de qualquer lugar e de qualquer dispositivo – desktop, tablet ou smartphone.

O Office 365 permite que os usuários possam manusear um mesmo documento sem a duplicação dos arquivos, ocasionada muitas vezes pela troca de e-mails ou armazenamento em locais diferentes, gerando confusão e retrabalho entre os colaboradores. Os funcionários acessam e editam documentos via Internet, através de um navegador Web.

6) Outras ações

Os movimentos para a redução dos custos das empresas são praticamente ilimitados, não se resumindo somente nos pontos enumerados acima. As ações listadas abaixo não são menos importantes que as apontadas acima. Ambas se complementam e, se somadas, podem trazer uma economia considerável para as organizações.

No campo da energia elétrica, a utilização de lâmpadas de led e o melhor aproveitamento da luz natural no ambiente de trabalho contribuem cada vez mais para a redução na conta de energia elétrica.

Utilizar sustentavelmente os recursos naturais, como a água, beneficiam não somente as organizações, mas o meio ambiente. Uma das opções para seu uso sustentável é reutilizar a água proveniente do ar condicionado para abastecer o sistema de descarga dos banheiros. Essa mesma água pode ser utilizada também para a limpeza do ambiente de trabalho. Condomínios que possuem sistemas de captação de água da chuva também contribuem para a redução das contas de consumo de água.

Entre em contato com o time de especialistas da IMAGO Cloud Solutions e saiba como as tecnologias que auxiliam na redução de custos podem ajudar a sua empresa a passar por essa crise sem maiores surpresas.