Como aprimorar o fluxo de comunicação nas empresas?

No mundo dos negócios é recorrente a busca pelo melhor formato de comunicação das empresas para com seus funcionários, clientes, fornecedores e demais stakeholders. A Comunicação Organizacional engloba todas as formas de comunicação utilizadas pelas organizações para transmitir informações para seus públicos de forma eficiente, clara e objetiva. Relações públicas, assessorial de imprensa, endomarketing e comunicação interna são os principais campos de estudos da comunicação organizacional para que as empresas passem adiante, para quem quer que seja, informações relevantes sobre o negócio.

A maneira como as organizações se relacionam com seus públicos depende muito da cultura de cada empresa, que pode ser difundida pela definição de políticas, metodologias, códigos de ética, missão, visão e valores, que chamamos de Cultura Organizacional.

A Comunicação Interna (também chamada de Endomarketing) é todo o fluxo de comunicação produzido no interior de uma organização e que varia conforme o processamento das informações, a codificação das mensagens, os meios de comunicação utilizados e o fluxo comunicacional. A implementação de canais de comunicação interna, como Quadro de Avisos, Intranet, Publicações (Jornais e Revistas), Seminários, videoconferências e outros meios evitam o "burburinho", ou o famoso "rádio corredor" e, consequentemente, a disseminação de boatos que tanto causam ruídos na comunicação, gerando informações imprecisas, duplicadas e que podem gerar retrabalho, atrasos e perda de tempo.

O estudo da Comunicação Interna nas organizações não pode passar sem a análise do fluxo de comunicação. Cada empresa, com sua cultura organizacional, possui formalmente ou informalmente, diferentes formatos de transmissão de conhecimento. Existem cinco tipos de fluxos de informação dentro de uma empresa: descendente (do superior para o subordinado), ascendente (do subordinado para o superior), horizontal (entre pessoas do mesmo nível hierárquico), transversal (comunicação descentralizadas e flexível) e circular (a soma de todos os níveis anteriores sem se ajustar a uma ou outra direção tradicional).

No passado, o fluxo descendente era muito difundido no mundo dos negócios. Porém, as empresas estão cada dia mais dinâmicas e apostando em novos meios de comunicação para facilitar o fluxo de informações entre os colaboradores. Otimizar o tempo, aumentar a produtividade e melhorar o tempo de resposta para a tomada de decisão são consequências de um bom planejamento de comunicação interna, que também deve levar em conta os meios, as ferramentas e as tecnologias disponíveis que facilitem a troca de informações internas entre os funcionários e os departamentos.

Ferramentas como o SharePoint e o Office 365 trabalham para dinamizar o fluxo de informações e difundir uma cultura colaborativa dentro das organizações. Enquanto o SharePoint auxilia as empresas na centralização de informações importantes sobre o dia a dia do negócio, o Office 365 potencializa o trabalho colaborativo dentro das organizações disponibilizando aplicativos de produtividade na nuvem. Mesclando essas duas ferramentas, as empresas contam com o que há de mais moderno para facilitar os processos de comunicação entre os funcionários, gestores, diretores e departamentos.

O SharePoint é a plataforma d​​e aplicações Web da Microsoft para a criação Portais, Intranets (Sites corporativos) e Sistemas de Gestão. A Intranet baseada em SharePoint funciona como um ponto de encontro para os colaboradores com informações cruciais que facilitam as tarefas cotidianas de toda a empresa. Em um único site, a empresa disponibiliza e compartilha notícias, documentos, eventos, galeria de imagens, contatos dos colaboradores, departamentos e muito mais. Tudo isso através de uma interface amigável e intuitiva para que o usuário acesse com facilidade e rapidez as informações de que necessita na hora em que ele precisa, via navegador Web (browser). Independentemente do setor de atuação da empresa, o SharePoint pode ser perfeitamente customizado para atender às demandas de cada tipo de negócio, inclusive com o design e layout de cada empresa. Através do SharePoint Online, o funcionário acessa o site corporativo pela Internet, podendo ver e atualizar informações a qualquer hora e em qualquer lugar.

O Office 365 é uma importante ferramenta de colaboração para as empresas. Com ela, os usuários criam, editam, salvam e compartilham documentos do Office de onde quer que estejam, de qualquer dispositivo – desktop, tablet ou smartphone. Com a flexibilidade da nuvem, os arquivos nunca ficam armazenados no computador do trabalho, podendo ser arquivados em aplicativos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) na Internet ou em infraestruturas na nuvem (Microsoft Azure). Com a sincronização dos documentos de praticamente qualquer lugar, os funcionários trabalham em um mesmo arquivo, em tempo real, evitando a duplicidade de documentos gerado pelas inúmeras trocas de documentos por e-mails. Com o Office 365, os colaboradores podem manipular os documentos através da Internet, via navegador web, potencializando ainda mais a experiência de colaboração dos usuários.

A IMAGO e a Venha Pra Nuvem contam com especialistas em SharePoint, Office 365 e Microsoft Azure certificados, prontos para customizar as ferramentas para atender às demandas dos clientes. Entre em contato conosco e melhore ainda mais o fluxo de comunicação da sua empresa.